Archivage des documents d’entreprise : votre société est-elle en règle ?

Toute société doit mettre en place une bonne politique d’archivage, car les documents sont les preuves de toutes ses activités précédentes, et qui permettent de retracer son histoire. De plus, une entreprise a l’obligation de garder une copie des documents importants. L’archivage permettra d’y avoir accès rapidement et facilement.

Pourquoi archiver ses documents ?

L’archivage répond à de multiples intérêts. En premier lieu, il est important de trier les documents, car plus une entreprise est grande, plus la paperasse se multiplie. Il vous sera impossible de vous y retrouver si vous ne les classifiez pas correctement. Ainsi, vous pourrez facilement vous débarrasser des documents qui ne vous servent plus, mais attention à ne pas jeter des papiers administratifs importants.

Par ailleurs, les documents prouvent les démarches entreprises par la société. Grâce à un bon archivage des documents, il sera facile d’identifier l’emplacement d’un document, qu’il soit en version papier ou numérisé. La plupart des entreprises ont compris cette utilité de l’archivage, et confient l’archivage électronique de leurs documents à des sociétés spécialisées comme Archiveco.

Tous les documents auront une valeur historique à long terme. Ils ne représentent peut-être pas un grand intérêt au moment où vous les élaborez mais vous constaterez qu’ils constituent en fait une richesse pour l’entreprise après quelques années.

Les étapes importantes de l’archivage

 Pour pouvoir conserver une copie des documents importants, il ne suffit pas de les trier selon leurs ressemblances et de les ranger dans une boîte étiquetée. Effectivement, beaucoup d’entreprises sont conscientes que l’archivage des documents est important, mais ne s’y prennent pas de la bonne façon.

archivage-electronique

La première chose à faire, c’est de mettre en place une bonne politique d’archivage. Pour cela, il faut constituer une équipe interne pour s’en charger personnellement. Le processus commence par l’identification et le tri des documents à archiver. Pour être sûr de tout faire dans les règles, il est recommandé de faire appel à une entreprise spécialisée dans l’archivage des documents. Visitez ce site.

Dans le cas où vous décidez de ne pas externaliser les documents, vous devez faire en sorte que les documents répondent aux besoins de l’archivage. Les documents doivent être lisibles, compréhensibles, sécurisés et surtout accessibles. Pour ne pas saturer votre espace de stockage, préférez définir une durée de vie pour chaque document. Il n’est pas nécessaire de tout garder indéfiniment.

Comme cité plus haut, l’archivage des documents ne se fait pas machinalement. Un groupe de personnes doit s’en charger car les décisions concernant les documents ne sont pas faciles. D’ailleurs, le chef du projet doit être en relation constante avec le dirigeant et transmettre les décisions aux autres. Voir ici.

Rôle du département des archives

Il revient à ce département des archives de fixer une durée de vie des documents et de les détruire une fois à terme. Comme la destruction des documents est irréversible, il faut bien s’assurer qu’ils ne seront plus utiles à l’avenir. Aussi, il faut savoir distinguer les documents importants (factures, contrats, papiers administratifs…) et d’opter pour un mode de classification (alphabétique, chronologique, degré d’importance…).

Enfin, les documents doivent être bien sécurisés. Pour cela, la politique d’archivage des documents doit stipuler qui en aura accès. C’est là tout l’intérêt de s’en remettre à un tiers archiveur. Il étudie les besoins de la société et lui propose un archivage simple, efficace et qui respecte la confidentialité des documents.

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