La planification pour prévenir les crises : Cas de l’entreprise

La planification 

Outil de prévention et de gestion de crises diverses : Cas de l’entreprise

 

 

Table des matières

       1. Comment définir la gestion de crise en entreprise ?

       2. Quels sont les crises susceptibles d’impacter le bon fonctionnement d’une entreprise ?

       3. Pourquoi la planification est-elle fortement recommandée ?

         3.1.       L’Indentification

         3.2.       La Détermination

         3.3.       Le Plan de continuité des affaires (PCA)

         3.4.       La Vérification

      4Processus de validation d’un PCA

      5. Référence

 

 

 

La planification consiste à fixer des objectifs et à déterminer de quelles façons les ressources de l'entreprise seront utilisées pour obtenir les résultats désirés. L’entreprise subit des crises de toutes sortes. En absence de planification, l’entreprise s’expose à des impacts qui peuvent être désastreux, parfois allant jusqu'à la fermeture de celle-ci. C’est pourquoi la planification devient une phase très importante dans le processus de management d’une entreprise. La planification va réduire le facteur incertitude, sans pour autant le supprimer. Ce qui veut dire qu’elle va contribuer à limiter les impacts d’une crise sur le fonctionnement de l’entreprise. On distingue trois types de planifications :

La planification formelle, celle qui est écrite, codifiée, officielle et respecte les règles strictes.

La planification informelle, celle qui n'est ni officielle, ni soumise à des règles strictes.

Entre les deux, nous avons la planification implicite, cette dernière est pensée, peut être écrite sans toutefois être rendue officielle. 

Nous allons nous intéresser dans la suite à la planification formelle, c'est-à-dire celle qui va  indiquer à l'ensemble des membres de l’organisation la direction à suivre. Celle qui va en outre fixer les objectifs, afin de faciliter le contrôle. Pour permettre une bonne compréhension de cet outil puissant, nous allons démarrer par un bref aperçu de ce qu’est une gestion de crise. Ensuite nous allons énumérer les différents types de crises susceptibles d’impacter une entreprise. Finalement, nous détaillerons les processus de planification et de validation d’un Plan de Continuité des Affaires (PCA).

      1. Comment définir la gestion de crise en entreprise ?

Toute entreprise est généralement exposée à différents aléas, pouvant perturber son bon fonctionnement. Ces aléas sont généralement de nature sociale, environnementale, industrielle, criminelle et aussi liée au produit de l’entreprise. Lorsqu’un alea survient, la propension de l’entreprise à faire face à cet évènement imprévisible, en mettant en place tout un arsenal de procédures permettant une réaction rapide et efficace, définit son degré de gestion de crise. Ceci n’est possible qu’à travers la mobilisation des personnes clés de l’entreprise, c'est-à-dire, les personnes ayant la capacité d’agir, la capacité de décider, la capacité de communiquer et de pouvoir remonter les bonnes informations, en temps et en heure.

     2. Quelles sont les crises susceptibles d’impacter le bon fonctionnement d’une entreprise ?

Nous allons essayer d’énumérer les différentes crises, notez bien que cette liste est non exhaustive.

 

Aléas social

Une grève, un conflit social et ceux relevant de la responsabilité sociale (d’ordre sécuritaire et du non-respect du droit de certains salariés).

 

Aléas environnemental

La pollution, la crise sanitaire, un conflit armé, les catastrophes naturelles, etc.

 

Aléas Produit

Il y a la non-conformité, un défaut qualité, une pollution chimique, une mauvaise utilisation, une contrefaçon, une action en justice, etc.

 

Aléas Industriel

Un incendie, une panne de courant, une inondation, une explosion, une rupture brutale de la chaîne d’approvisionnement, un accès limité aux locaux, etc.

 

Aléas criminel

Cet alea relève souvent d’un acte criminel, tels qu’un vol, un détournement, une agression, une intrusion, un piratage informatique, attaque terroriste, etc.

 

Aléas informatique

Une panne du système de Technologie de l’information (les virus informatiques, les attaques de la part de pirates informatiques ou les pannes de système pourraient affecter la capacité des employés à travailler efficacement).

 

Aléas sanitaire

La perte ou la maladie du personnel clé, Une déclaration de pandémie (comme c’est le cas avec la COVID-19)

 

Aléas fournisseurs

Crises touchant les fournisseurs et impliquant la recherche d'autres fournisseurs.

 

Aléas clients

Crises touchant les clients par exemple la compensation entre les garanties provenant des assurances ou des clients et l'incapacité d'un client de prendre les biens ou les services.

 

Aléas lié à l’image d’entreprise

Crises touchant la réputation de votre entreprise, par exemple le rappel d’un produit.

      3. Pourquoi la planification est-elle fortement recommandée ?

Tout au long de sa vie, une entreprise est exposée  à toutes sortes de crises, pouvant causer un désastre en son sein. Cette situation catastrophique, peut faire perdre tout ou partie de vos clients.  Ensuite, l’entreprise peut se relever ou cesser carrément l’exercice de son activité. D’où la nécessité de protéger votre entreprise de l’impact de crises éventuelles. Cette protection passe par une planification minutieuse. Contrairement à ce que beaucoup pensent, la planification est un outil très puissant qui permet de minimiser le risque éventuel de catastrophe en temps de crise. En tant que processus, elle est constituée de quatre étapes clés, à savoir : l’Identification, la Détermination, le Plan de Continuité des Activités et enfin la Vérification  qui est itérative. Ces facteurs sont connus sous le cigle IDPV.

           3.1 L’Indentification ;

Il est important d’identifier toutes les crises éventuelles susceptibles d’impacter le fonctionnement de l’entreprise. Evaluer leurs probabilités de survenance et leurs impacts éventuels sur les opérations de l’entreprise. Enfin, utiliser une échelle des probabilités et des impacts de l’analyse quantitative, afin de capter les différents niveaux de sévérité (Sévérité = Probabilité x Impact) de ces risques.   

          3.2 La Détermination ;

Il est impératif de déterminer l’angle sous lequel on souhaite minimiser les risques de survenance d’éventuels désastres. En effet, après avoir obtenu les différents niveaux de sévérités relatives aux différents risques auxquels l’entreprise peut être confrontée. Nous prenons des mesures qui vont permettre de protéger toutes les fonctions opérationnelles de l’entreprise.

          3.3 Le Plan de continuité des affaires (PCA) ;

Le Plan de continuité des affaires (PCA), décrit la façon dont-on souhaite réagir face au désastre. Ce plan expose dans le détail le plus fin, les unités d’affaires et les ressources les plus importantes et surtout celles dont l’entreprise aurait besoin afin de maintenir son exploitation. Il donne aussi le détail des rôles des individus pendant l’urgence. Il est important de comprendre que les premières heures après une urgence sont les plus cruciales, car elles permettent de minimiser au maximum l’impact du désastre. Ce qui suppose que dès l’annonce de crise, la mobilisation doit être totale et complète.

         3.4 La Vérification.

Il s’agit ici d’effectuer des vérifications périodiques du plan de continuité préalablement élaboré. Mais, nous sommes tous conscient que simuler de façon exacte une crise relève d’une utopie. Ce qui se passe est que nous allons essayer de coller au maximum la réalité. Ceci passe par des tests qui permettent de vérifier le dispositif technique et les exercices qui permettent d’entrainer les collaborateurs.

    4. Processus de validation d’un PCA

Un Plan de Continuité des Affaires(PCA) se valide de façon progressive, par une campagne de validation de préférence pluriannuelle. Cette campagne est un assemblage de tests et d’exercices dont l’état de la préparation est dégressif au fil du temps.

Lorsqu’on parle de tests, on fait allusion à la disponibilité des ressources, aussi bien humaines (le personnel clé dont on aura besoin), matérielles (la restauration des données, le reroutage de la téléphonie, le basculement des serveurs, le basculement des clusters, le basculement des réseaux, le fonctionnement des imprimantes, des ordinateurs, des logiciels, des outils, les machines et autres matériaux pouvant rentrer dans cette catégorie.) et financières (Il s’agit des coûts et des dépenses engendrées  par la crise. On peut lister : les salaires de tout le personnel, l’achat et la location de ressources matérielles, les frais de fonctionnement, les éventuels frais de déplacement.

En ce qui a trait aux exercices, ils ont pour buts de roder les collaborateurs à comprendre et a réaliser ce qu’est la continuité d’activité. Ils utilisent les documentations appropriées, l’organisation de crise et d’autres outils y afférents. Il est vraiment important que cette mise en situation soit la plus proche possible des impacts de l’événement perturbateur.

Les tests et exercices doivent être probants. Ce qui permettra de renforcer la confiance en ce PCA, de ce fait de garantir la résilience de l’entreprise en rassurant toutes les parties prenantes, qu’elles soient internes et externes.

Rappelons ce qu’est un exercice probant. Un exercice probant, c’est trois choses fondamentales :

  1. Un périmètre d’activités critiques et un niveau de services conformes aux besoins exprimés par la Direction générale ;
  2. Une évolution progressive vers une préparation limitée, pouvant tendre vers un exercice inopiné ;
  3. Des conditions de reprise les plus proches d’un cas réel.

 

Pour atteindre l’état de validation probante, il faut utiliser les trois règles d’or suivantes :

 

Règle 1 : Installer un filet de sécurité

Règle 2 : Opter pour des validations progressives

Règle 3 : Impliquer la Direction générale

 

Pour s’assurer d’une vérification bien faite, on peut utiliser par exemple la matrice d’exercices de validation ci-dessous.

 

Matrice d’exercices de validation © Dorien Matrice d’exercices de validation © Dorien

 

 

En conclusion, la gestion de crise se prépare, elle s’organise et devient plus efficace lorsqu’elle est anticipée. Il est évident que l’anticipation n’est pas un exercice facile. Cependant, prévoir un maximum permet de réduire les impacts futurs.  En faisant appel à la planification, vous pouvez vous préparer à la gestion de crise, vous poser les bonnes questions, obtenir quelques réponses, et trouver de l’aide  auprès d’experts pour mieux formaliser tous les outils adaptés à la gestion de la prochaine crise.

 

C'est le bon moment !

 

Article à venir, la planification comme outil d’une gouvernance saine et sereine

 

       5. Référence :

[1] Gilles Vallet, 2011, « Techniques de planification de projets : Maitriser les échéances du projet, 4eme édition », Éditions DUNOD.

[2] Didier Heiderich, 2010, « Plan de gestion de crise », Éditions DUNOD

[3] Laurent Combalbert, Eric Delbecque, 2018, « Plan de gestion de crise, 2 édition», Presses Universitaires France

[4] François Tete, 2020, Tiré de https://openclassrooms.com/fr/courses/6227526-mettez-en-place-un-plan-de-continuite-dactivite-pca/6674426-testez-regulierement-votre-plan-de-continuite-dactivite#/id/r-6676203

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