Préparer un conseil d’administration : les astuces pour réussir !

Préparer une réunion de conseil d’administration ou management company n’est pas un exercice de tout repos. Aussi, bien, pour l’entreprise que pour les participants, la masse de travail à abattre est colossale. Il faut au préalable poser clairement les objectifs de la réunion et bien respecter les principales étapes de sa préparation.

Que signifie préparer une réunion de conseil d’administration ? 

C’est tout d’abord déterminer l’objectif général de la réunion : est-ce une séance d’information ? De réflexion ? De prise de décision ? De suivi technique ? Le thème de la réunion peut cumuler plusieurs objectifs, mais il n’est pas souhaitable de surcharger. 
La responsabilité de définir l’ordre du jour revient au président du conseil, en collaboration avec l’équipe dirigeante de l’organisation. Dans la plupart des conseils d'administration ayant un responsable salarié chargé d’assumer la direction générale ou la coordination, il est d’usage que celui-ci propose les principaux points à débattre et en discute avec le président ou le secrétaire. 

L’étape suivante de cette préparation comprend l’envoi de l’ordre du jour proposé aux membres du conseil, suivi : 

  • du procès-verbal de la précédente réunion, 

  • des documents d’information sur les sujets importants à traiter. 

Cette disposition permettra à chacun de se préparer à des interventions plus éclairées. 
Pour chaque point prévu à l’ordre du jour, il est nécessaire d’évaluer le temps imparti au débat entre membres du CA. Proposez un minutage par intervention sur chaque sujet. Le but est de pouvoir ramener l'assemblée à l’ordre lorsque le temps imparti est près de s’achever. 

Quelques dispositions à observer pour une meilleure préparation 

Le rôle d’un conseil d’administration est d’analyser, de débattre et de prendre des décisions. Dans la mesure du possible, la préparation de la réunion devrait viser un temps d’assise de trois heures au maximum. Au-delà, la fatigue prend le dessus et l’attention des participants faiblit. 

Placez les sujets les plus importants en première position dans l’ordre du jour. De cette manière, ils seront mieux débattus. Les sujets mineurs peuvent sans grande incidence être reportés à la prochaine réunion. 

Lors de votre préparation, vous devez déléguer certaines personnes à des tâches spécifiques durant la réunion. Ainsi, à mesure que les sujets seront traités, ils seront automatiquement documentés en séance tenante. Le compte-rendu pourra donc être disponible en version provisoire, immédiatement après la réunion. Il pourra être corrigé et compléter plus tard par un ou plusieurs membres en vue d’une consultation ultérieure. Au final, le compte-rendu définitif(en version PDF ou sous forme de lien URL) sera envoyé pour être approuvé par tous les membres. 

Simplifiez votre travail de préparation. 

À l’heure actuelle du numérique et de la multiplicité des outils de technologie de l’information, le travail d’organisation d’une assemblée générale ou d’un conseil d’administration peut être allégé. Le Code des management company prévoit des moyens de simplification à ce propos. Les convocations dont l’envoi se fait en principe par courrier ordinaire, peuvent être envoyées par mail aux administrateurs et autres participants, à condition que les parties concernées aient marqué leur accord. 

Le comité d’organisation du conseil d’administration doit prévoir dans son dispositif une participation à distance par téléphone, skype ou tout autre moyen de communication. La participation électronique permet à l’actionnaire de prendre directement connaissance, de façon simultanée et sans interruption, les discussions en cours, et y apporter son vote au temps opportun. La convocation au conseil décrira précisément les procédures de participation à distance à la réunion pour chaque intervenant.

Le Club est l'espace de libre expression des abonnés de Mediapart. Ses contenus n'engagent pas la rédaction.