La fiche de paie électronique représente-t-elle une modernisation ?

Le bulletin de paie électronique, c'est désormais possible dans les entreprises de Monaco. Mais faut-il avoir peur de la dématérialisation ?

Depuis le 17 décembre, les entreprises privées ont la possibilité, si elles le souhaitent, de fournir aux salariés une feuille de paie dématérialisée. Certains s'en réjouiront peut-être. Fini les feuilles de paie perdues ! Mais la dématérialisation du bulletin de paie effraie certains salariés : sécurité, pannes, récupération des papiers pour les transmettre à l'administration... les motifs d'inquiétude sont nombreux chez certains salariés. Les motifs d'espoir aussi. Passons-les en revue.

Il faut être absolument moderne, disait Rimbaud ! Et le modernisme c'est bien, mais quand la technologie tombe en panne, c'est la catastrophe ! Le papier au moins ne tombe jamais en panne. Par ailleurs, certains salariés n'ont pas accès à Internet. Pour eux, le problème se niche dans la récupération des fiches de paie pour constituer son dossier de retraite. On peut tous avoir accès à une adresse e-mail ou un cloud, même sans ordinateur chez soi, ceci dit. Quid du jour où le disque dur sera mort ? Les experts répondent que le bulletin de paie ne doit ni être conservé ni être reçu sur une boîte mail, et ce, pour des raisons de sécurité : interception, modification, perte. Le bulletin de paie doit être hébergé dans un espace sécurisé personnel auquel le salarié aura accès.

Autre sujet controversé, la sécurité. Le bulletin de paie étant conservé dans un espace numérique, il peut, à l'initiative du salarié, être partagé pour une durée limitée avec un mot de passe à utilisation limitée aussi. Mais la sécurité peut effectivement être considérée comme le bémol de toute réforme de la fiche de paie, car la pérennité du fournisseur en charge de conserver les bulletins de salaire est décisive. Le tiers-archiveur prestataire choisi pour fournir ce service doit être fiable et ne pas fermer boutique au bout de dix ans.

Se pose aussi la question de la transmission de documents dans le cadre de démarches. Comment transmettre sa feuille de paie à son banquier par exemple ? Les entreprises et l'administration sont-elles prêtes à changer leurs habitudes ? Le cadre légal, les fournisseurs de solution et les services sécurisés existent. Aujourd'hui de nombreuses entreprises ont basculé dans ce mode de fonctionnement. C'est une question de temps de diffusion sur le marché.L'administration, qui demande de nombreux justificatifs en version papier, pourrait néanmoins bloquer les démarches en l'absence de la fourniture de ces pièces habituellement conservées dans les archives personnelles de chacun.

Mais, pour les écologistes, le bulletin de paie numérisé représente une avancée, qui n'empêche d'ailleurs pas de garder une copie en version papier. Les pragmatiques voient dans cette mesure, un moyen d'économiser de la place chez eux. Les plus à la pointe savent qu'avec l'obligation d'identifier par informatique l'émetteur, la fraude ne sera plus possible. Et le papier présente des désavantages : on peut le perdre, il peut prendre l'eau, le feu, le vinaigre et la nourriture, se déchirer, se froisser, l'encre peut s'affadir, etc. Avec la fiche de paie électronique, les salariés n'ont pas de documents à conserver.

Côté « business », le chef d'entreprise devrait gagner du temps. Il aura juste à faire suivre la fiche de salaire par mail à la personne concernée, avant de l'archiver comme on le souhaite dans un dossier précis sur l'ordinateur. La dématérialisation des bulletins de paie représente aussi une réduction des coûts « impression, mise sous pli, et affranchissement » pour les entreprises, qui n'auront plus ni enveloppe, ni papier, ni les coûts d'acheminement, ni les manipulations, ni les deux exemplaires papier du bulletin de paie à fournir. La mutation peut être très vite rentabilisée, même pour les PME qui voient leur vie simplifiée. C'est une modernisation du service pour les collaborateurs. Cela donne une image dynamique de l'entreprise et lui permet de réaliser des économies. C'est plus sécurisant aussi et cela simplifie. Autre avantage, la gestion est facilitée car tout est centralisé. Et puis c'est un gain de temps. Mais, pour les sceptiques, la dématérialisation conduira à une baisse des effectifs au sein des services RH. Seul bémol dans toute cette affaire, la pérennité du fournisseur en charge des bulletins de salaire. Le tiers-archiveur prestataire choisi pour fournir ce service devra être fiable et ne pas fermer boutique au bout de dix ans.

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