6 choses à savoir sur l'Open Space

Selon les managers cette organisation de travail permet une meilleure communication entre collaborateurs, une plus grande entraide et une plus grande convivialité… C’est évidemment faux. L'aménagement du lieu de production n'est pas neutre, il influence votre façon d'être au travail et entraîne des effets inévitables observés dans les lieux de travail ouverts.

Les Open Space sont les phalanstères modernes. Cette organisation de travail, que certains jugeraient par des anglicisme tels que « friendly » ou « cool », cache en réalité une logique souvent méconnue et parfois perverses. Selon les managers cette organisation de travail permet une meilleure communication entre collaborateurs, une plus grande entraide et une plus grande convivialité… C’est évidemment faux. L'aménagement du lieu de production n'est pas neutre, il influence votre façon d'être au travail et entraîne des effets négatifs inévitables observés.

1. Une organisation de travail très peu développée

L'Open Space ou « l'espace ouvert » en français a émergé dans les années 1960 avec le développement de l’activité tertiaire en France. Bien que l'image des plateaux ouverts est gravé dans l'imaginaire collectif pour définir le travail de bureau, il ne représente seulement que 18 % des organisations de travail en France, la majorité étant des bureaux fermés (34%) ou des espaces partagés réduits (moins de 4 personnes) pour 39%. Si vous travaillez en Open Space il y a de fortes chances que vous habitez dans une grande ville et salarié dans une entreprise de plus de 250 salariés.

2. Limiter le coût du foncier

Le premier bénéfice de l’Open Space est avant tout d’ordre économique pour l’employeur : les plateaux ouverts permettent une économie de surface notable qui se situe entre 10 et 40%. Les bureaux fermés individuels génèrent un surcoût : travaux, édifice de cloisons, plus de réseaux électriques... car ils nécessitent une plus grande surface par travailleur. Cette nécessité de réduite les coût dans un contexte de tension de l’immobilier en milieu urbain se fait de plus en plus sentir : Si en 2011 les Open Space représentaient 11% des aménagement des lieu de travail, elle représentent 18% en 2015, une augmentation qui va certainement s'accentuer dans les années à venir afin de réduire les coûts de la location de bureaux.

3. Améliore le contrôle de la direction

Le maître mot dans l'Open Space est la transparence surtout pour la direction. Les employés sont rarement dos au mur et dans des angles morts, le contrôle est permanent : les coups de fil clientèle, les écrans d'ordinateurs, les dossiers sur votre bureau. Rien n'échappe à votre N+1, N+2 qui ne se situe jamais loin. Nous savons grâce aux théoriciens des organisations (Crozier, Friedberg) que dans les organisations bureaucratiques, les comportements informels qui ne sont donc pas codifiés par un règlement ou un process stipulé par la direction, ont une place importante dans les organisations productives. D’où la volonté des directions d'entreprise de réduire ces zones d'incertitudes. L'objectif de l'Open Space est de renforcer le contrôle de la direction et de limiter la prise d’initiative individuelle et les zones d'incertitudes dans les organisations bureaucratiques.

4. Homogénéisation des comportements

L'aménagement indifférencié et interchangeable des bureaux dans les plateaux ouverts est fait de telle manière qu'au final personne ne s'approprie les lieux. Dans un Open Space, rien ne doit vous être familier, sauf la tache qui vous a été confiée. Nous avons tendance à nous confiner et à prendre nos aises dans un lieu qui nous est familier et à nous contrôler en lieu étranger. Ex : On ne s'affale pas sur le canapé d'une personne chez qui on est invité, on a tendance a faire bonne figure et à se tenir droit. L'Espace Ouvert crée un mimétisme dans les comportements, tout écart de comportement est sanctionné -silencieusement- par vos collègues. Dans l'espace ouvert on est comme observé et jugé de toute part, par ses collègues et sa direction d'où la tension et le stress généré.

5. La loi du silence...

« Si on abat les murs on communique mieux... » Rien de plus faux quand il s'agit de l'Open Space. Les plateaux de travail ouverts sont comme des lieux de méditations Bouddhistes où la somme des moindres bruits générés ont un impact négatif sur vos collègues. Le devoir de silence en Open Space est une contrainte mais surtout une nécessité car le moindre écart de bruit devient vite invivable pour un espace partagé par une quinzaine de personnes et se transforme vite en cacophonie peu propice au travail. Les bruits à répétition, les discussions entre collègues voisins, le téléphone qui sonne, le portable personnel qui vibre… à terme ces bruits multipliés dans un grand espace sont sources d'inconforts sonores et peuvent provoquer un manque de concentration. Cette organisation de l'espace de travail n'est pas sans conséquence sur les travailleurs avec notamment une augmentation du stress et du burn out. Cela nécessite l'autocontrôle des comportements de manière à arriver à un optimum pour tous. « Pour le bien être de tous, je contrôle au maximum les bruits que je provoque », voici la ligne de conduite individuelle et implicite optimale à obtenir dans un open space.

6. Brothers and sisters are Watching you

Le travail de bureau quotidien est souvent discontinue, entrecoupé de conversation informel. Avec l'Open Space ces moments informels inéluctables sont réduits, non pas parce qu'ils sont interdits mais parce qu'ils témoignent auprès de vos collaborateurs d'une inefficience au travail et à fortiori vous discrédite. Décloisonner les espaces de travail c'est rendre transparent auprès de vos collaborateurs votre façon de travailler et cela renforce le contrôle de vos collègues sur vos performances et inversement. Dans un contexte de concurrence accru entre salariés, l'open space permet le respect des procédure sans forcément le contrôle permanent d'un manager. Les habitudes individuelles qui améliorent la productivité ne sont pas aussi bien acceptées qu'elles soient faites en milieu fermé ou en milieu collectif. Par ex : Écouter de la musique dans son casque en tapant un compte rendu de réunion sur son ordinateur peut s'avérer être une technique personnelle efficace, elle est permise dans un bureau individuel mais peu s'avérer être mal perçue par vos collaborateurs dans un Open Space.


Conseils de lecture sur ce sujet :

"L’open space m’a tuer" Thomas Zuber,  Alexandre Des Isnards ; 2015 (Editions Hachette Littérature)

"Open Space : entre mythes et réalités" Marc Bertier et Sandra Perin ; 2016 (Le Cavalier Bleu editions)

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