DU BON USAGE DE L’ARCHIVAGE ET DE LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS

A l’ère de la dématérialisation des sources d’information et de communication (TIC), Pierre Le Blavec, professeur d’Economie-Gestion, rappelle les bons usages de l’archivage électronique et la « bonne pratique » de la propriété intellectuelle numérique.

La Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) - « making it easier to find information » - est un schéma de « métadonnées » (« metadata » en anglais) permettant d’écrire des ressources numériques, de décrire leurs propriétés - « mots clés » - et d’établir des relations avec d’autres ressources (interopérabilité).

Il tire son nom d’un groupe de travail - regroupant une soixantaine d’informaticiens et de bibliothécaires - qui s’est réuni (1er-3 mars 1995) dans la ville de Dublin (Ohio, Etats-Unis) pour définir un « tronc commun » d’éléments utilisables en informatique. A savoir, la description universelle des ressources numériques.

Simple, générique et formidablement structuré, le format DCMI comprend 15 éléments de description et d’identification :

  1. du contenu : Titre (nom donné à la ressource), Sujet (thème du contenu ou mots-clés), Description (présentation du contenu), Source, Langage (utiliser le code de langue de la norme ISO 639), Relation (ressource apparentée), Couverture (« coverage » en anglais, périmètre spatio-temporelle de la ressource) ;
  2. de la propriété intellectuelle : Créateur (« auteurs » de la ressource), Contributeur (« contributor » en anglais), Editeur (« publisher » en anglais pour la diffusion de la ressource), Droits (gestion des droits, « copyright » ou « domaine public » pour les ressources libres de droit, par exemple) ;
  3. de l’« instanciation » : Date (début du cycle de vie de la ressource), Type (nature ou genre de la ressource), Format (matérialisation physique ou numérique de la ressource), Identifier (identifiant de la ressource comme l’ISBN pour les livres, ISSN pour les revues et périodiques, par exemple).

Moins de dix ans plus tard, la DCMI était déjà détenteur d’un statut officiel au sein du W3C et faisait l’objet d’une double norme internationale : ISO 15836 (2003, « information and documentation ») et ISO 23950 (1998, « search and retrieve » ou « recherche d’information »).

Pour que les fichiers puissent « parler pour vous », il est important d’indexer les documents numériques en « cliquant droit » sur le fichier concerné > Propriétés > Détails > Description.

Enfin, toujours soucieux de réduire au maximum l’incertitude et le risque en matière de gestion électronique de document (GED) et d’archivage électronique, la DCMI recommande fortement de nommer les fichiers et dossiers en débutant par le format numérique international de date AAAA-MM-JJ_ (ISO 8601, « Date and Time Formats », 1988)

 

D’une grande souplesse d’utilisation, le « Dublin Core » (DCMI) permet une description claire et rapide des données numériques et favorise durablement leur traçabilité, leur stockage et leur archivage sur tout type de support.

Utilisée dans nombre de bibliothèques à travers le monde - dont la Bibliothèque nationale de France (BnF) à Paris -, elle permet de protéger le contenu intellectuel, en particulier bibliographique (notices, catalogues, collections numérisées …) et d’accroître indéniablement sa visibilité sur Internet grâce au nommage des URL.

 

Bon surf !

                                                            

Pierre LE BLAVEC DE CRAC’H

 

Professeur d’Economie-Gestion

Ancien chef de projet informatique

 

LAvisDevantSoi (LAVDS) - Tous Droits réservés - 19 mai 2017 

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