1- Bien se préparer et bien écouter lors de la prise de notes
La réussite d’un compte rendu dépend de la qualité de la prise de notes. Une prise de notes bien menée garantit un compte rendu efficace et rapidement rédigé, voir ici.
Il faut bien se préparer sur le sujet et la nature de la réunion et éviter d’arriver en retard à la réunion.
Bien se préparer, c’est s’informer sur :
- Les sujets qui seront traités en réunion.
- A qui est destiné le compte rendu.
- Les attentes.
Bien écouter semble tout simple. Malgré tout, il y a parfois des difficultés à bien le faire, pour plusieurs raisons. Donc il est nécessaire de bien se concentrer afin de ne rien rater des propos des différents participants.
Vous pouvez aussi trouver sur internet toutes les informations dont vous aurez besoin pour réussir votre compte rendu; voir ici.
2- Utiliser un modèle standard
Si votre entreprise n’utilise pas de modèle standard pour les comptes rendus, créez-en un, ou demandez à votre manager. Utiliser un modèle standard vous fera gagner du temps. Les participants s’habitueront aussi à la lecture du compte rendu sous ce format, surtout si la réunion est tenue régulièrement. Vous pouvez aussi faire confiance à des professionnels de la rédaction pour un compte-rendu de qualité.
3 - Commencer par une revue des actions
Il faut toujours commencer par une revue des actions de la réunion ; mettez-la au début de votre compte rendu. Inscrivez-y toutes les actions et un résumé de leur progression. Si l’action a été conclue, ce ne sera pas la peine de la mentionner totalement de nouveau. Ajoutez juste une ligne précisant que « toutes les autres actions ont été closes ou ne sont plus adaptées ».
4 - Documenter les actions et les responsables
Au cours de la réunion, notez les actions prévues et qui les accomplira. Dans le compte rendu, insérez ces actions dans le texte. Vous pouvez également faire un petit résumé des actions en fin de compte rendu sous forme de tableau; c’est très adéquat.
5- Écrire le compte rendu tant que vous vous en souvenez encore
Ne reportez pas l’écriture de votre compte rendu à une date éloignée de la réunion. Si vous n’arrivez pas à vous souvenir de tout, aidez-vous de quelqu’un d’autre pour la relecture et vérifiez les points relevés avant d’envoyer la version finale.
Vous pouvez faire mieux également en faisant prendre les notes par quelqu’un d’autre en même temps que vous pour comparer ensuite les deux versions afin de produire le compte-rendu final.