Si à 50 ans, on n'a jamais reçu la lettre de "Super-Secretaire.com", on n'a rien manqué ! mais quand même ...
Dans le cadre de l'adaptation de l'homme aux règles ... édictées par on ne sait plus qui mais on se doute bien de pourquoi ... de la même manière qu'en d'autres temps, les shadoks pompaient ... nos dirigeants d'entreprises sont aujourd'hui désespérement confrontés aux nouvelles règles managériales qui fleurent bon la branchitude.
Pas d'inquiétude toutefois, si la gestion "en bon père de famille" a disparu de la circulation, les petits ayant été égarés, l'argent est toujours bien au chaud dans les poches du "bon père de famille". La loi de la jungle et l'enseignement séculaire du "diviser pour mieux régner" en ont profité pour se refaire un lifting.
Le problème auquel nos chefs d'entreprise sont confrontés est celui d'expliquer aux salariés - jamais contents et qui profitent de leur temps libre pour réfléchir - que, si Eve a croqué la pomme et est donc aisément désignable du doigt comme responsable des malheurs du monde, la crise qui n'a pas de petite feuille de vigne existerait réellement et partant de là, la création des règles, normes, process, reporting, petits tableaux, organigramme, évaluation, etc.... c'est le déterminisme expliqué aux salariés.
Pour que cela fasse plus sérieux la solution initiale dans l'entreprise consiste, avec l'argent dûment épargnée grâce au départ d'un bon nombre de salariés qui posait trop de questions, à embaucher des consultants très chers payés et pas fous pour conclure à la mise en place de nouveaux intermédiaires chargés de faire appliquer les règles et de désigner les contrevenants.
On pourrait se demander pourquoi il y a encore du chômage en France puisque la logique de la non responsabilité conduit à la multiplication de la fonction d'"Office Manager" (le déterminisme cela s'explique toujours en anglais, faut s'y faire !).
Je vous laisse apprécier les qualités requises et les techniques pour savoir faire souffrir ses petits camarades en gardant la tête haute.
Ceux qui ont déjà eu envie de démolir la tête du recruteur qui leur demandait s'ils aimaient les chiffres (alors qu'ils craquent habituellement plutôt pour le chocolat) peuvent directement passer à "Rassurer les équipiers" (le délicieux SOCAV) sans oublier "Motiver l'équipe" (ne jamais oublier de faire la fête).
... Offre spéciale : deux chansons incluses pour que ceux qui sont venus sur ce billet par hasard n'aient pas complètement perdu leur temps ...
"Managez une équipe administrative
Vous vous interrogez sur l’efficacité de votre équipe administrative? Réalisez un audit pour mieux connaître la charge de travail de chacun et la répartir judicieusement.
(...)
"Office Manager:un nouveau métier
Attiré par la fonction d'Office Manager, vous êtes surpris par la quasi absence d'informations sur le sujet et votre curiosité est en éveil. De quel métier s'agit-il et pourrait-il servir vos objectifs professionnels?
Situé à mi-chemin entre les fonctions d'un "secrétaire de direction polyvalent de haut niveau" et celles d'un "responsable administratif", le métier d'Office Manager constitue le maillon manquant dans la pyramide des responsabilités administratives.
Auditez l'équipe
Vous évoluez au sein d’un service dont l’organisation interne laisse à désirer? Afin de gagner en performance et d’optimiser la gestion du temps, apprenez à mieux cibler les missions de chacun des membres de l’équipe.
Paul-Emmanuel Géry | Super-Secretaire | Publié le 06/04/2010
Aiguisez votre regard
Avez-vous déjà remarqué la facilité avec laquelle un observateur externe parvient à identifier quasi immédiatement les dysfonctionnements administratifs d'une entreprise? Pour pointer les problèmes en toute objectivité, parcourez les services et observez, du regard le plus neutre possible, les missions réalisées par chacun des collaborateurs. Des écarts majeurs vous sautent aux yeux! Certains sont surchargés de travail, d'autres semblent démotivés... S'ensuivent perte de temps et déséquilibres: il est urgent de revisiter les activités de chaque personne.
Organisez la collecte des données
Mieux répartir le travail d'une équipe suppose une connaissance précise des travaux effectués par chacun, mais également des résistances qui pourraient les empêcher d'approuver votre projet.
Préparez l'opération
La Fiche d'auto-pointage s'avère ici le procédé idéal à employer. Réalisez un tableau aux en-têtes de colonnes suivantes: l'heure de début et de fin de la mission, son nom et son descriptif précis, le nom du service ou du supérieur à l'origine de la demande et le matériel utilisé.
Devancez les doutes
Avant de distribuer cette fiche aux intéressés, considérez son contenu objectivement. Il pourrait en effet susciter craintes et interrogations parmi les membres de l'équipe...
(...)Pour obtenir des renseignements fiables, vous devez convaincre les collaborateurs lors d'un entretien individuel. Commencez par exposer votre démarche et ses motifs, puis écoutez votre interlocuteur. Les uns pointeront les dysfonctionnements actuels, les autres exprimeront leur vision concrète des changements à opérer. Parallèlement, notez les jours habituels de surcharge de travail et interrogez-vous sur l'organisation interne du service et sa souplesse: observe-t-on des perturbations importantes en cas d'absence d'un salarié?
Présentez à votre interlocuteur la fiche d'auto-pointage, une fois qu'il se sent en confiance, et énoncez clairement les règles du jeu. Par exemple: "Pour nous permettre de répartir les missions en fonction de vos voeux et de vos savoir-faire, nous vous invitons à lister l'ensemble de vos travaux pendant plusieurs jours." Enfin, indiquez-lui la finalité du projet: "L'audit permettra de recentrer des missions en fonction des besoins du service." Lorsqu'il quittera votre bureau, le collaborateur pourra apprécier positivement votre projet.
REPARTISSEZ LE TRAVAIL
Vous avez réalisé un tableau de synthèse de répartition des tâches à l’aide des fiches d’auto-pointage. Optimisez le fonctionnement de votre service.
Paul-Emmanuel Géry | Super-Secretaire | Publié le 06/04/2010
Analysez les données
Penchez-vous sur les missions listées dans votre Tableau de synthèse. Détectez-vous des tâches "pirates" incombant à des services extérieurs, d'autres sont-elles étonnamment absentes de votre inventaire? Estimez-vous que certains créneaux horaires devraient être élargis ou diminués?
Ensuite, analysez la pertinence de la relation mission/collaborateur et soulignez les incohérences: deux personnes effectuent des travaux similaires... Au terme de cette étape, dressez la liste des missions indispensables du service et indiquez le temps total d'exécution.
Synthétisez les résultats
Avant de décider "qui fera quoi", compilez, sur une Fiche personnelle, toutes les informations recueillies. Dénombrez les points forts, les faiblesses et les voeux des salariés. Enfin, effectuez une synthèse: missions à maintenir, à confier à une tierce personne, à développer, etc. (voir exemple ci-dessous).
Exemple de fiche personnelle:
Une fois toutes les fiches individuelles complétées, réalisez le Nouveau tableau de répartition des tâches du service et partagez "l'enveloppe" de temps consacré à chaque mission entre les collaborateurs.
Passez à l'action
Soumettez le Nouveau tableau de répartition des tâches à plusieurs personnes de confiance; vous découvrirez peut-être des éléments susceptibles de bouleverser vos prévisions: information sur un type de mission, non-dit pour masquer un conflit entre deux personnes. Rectifiez votre tableau en conséquence. Lorsque votre projet est enfin cadré, proposez un entretien individuel à chaque collaborateur et présentez-lui la nouvelle répartition. Là encore, tenez compte de ses avis, rassurez-le, justifiez vos choix. Si un désaccord vous oppose, demandez-lui de vous faire des propositions d'amélioration dans les semaines suivantes.
Engagez parallèlement les démarches indispensables au succès de l'opération: achats de matériels, de logiciels, formations internes ou externes, embauche de nouveau(x) salarié(s), sans oublier, bien entendu, d'expliquer la réorganisation en cours à l'ensemble des membres du personnel. Ils accepteront ainsi plus facilement les retards et autres petites erreurs inévitables commises au cours de la période d'adaptation.
Partagez les donnéesCommencez par inventorier toutes les tâches dont l'exécution serait largement facilitée par le partage des informations.
Distinguez ensuite les éléments utiles à l'ensemble des employés et ceux dont l'accès doit être réservé à certains membres du personnel.
Listez les obstacles techniques que l'opération pourrait engendrer, ainsi que les résistances éventuelles des collaborateurs.
Proposez une réunion de travail sur le "partage des informations". Vos notes vous aideront à guider les discussions, sans inciter vos interlocuteurs à y déceler des idées "venues d'en haut". Afin d'impliquer tous les acteurs, soignez la rédaction de la convocation et invitez les membres du personnel à exprimer leurs idées.
Consultez les collaborateurs
Après avoir remercié l'équipe pour son engagement dans le processus de réaménagement des services administratifs, lancez le nouveau débat sur le thème: "Quelles informations devons-nous partager?" Dans un premier temps, notez les idées émises par l'assistance et soumettez- lui les vôtres avec tact. Réfléchissez alors aux besoins exprimés et à leur justification et usez des arguments que vous avez préalablement réunis pour répondre aux questions et inquiétudes de l'équipe. Invitez ensuite l'assemblée à s'interroger sur les méthodes de partage les plus judicieuses à adopter. Pour amorcer le sujet ou dynamiser la discussion, proposez l'une des options suivantes:
partager des documents sur le réseau ou sur l'intranet. Proposez aussi d'établir un fichier des contacts;
mettre en place une norme de sauvegarde des données communes. Si plusieurs logiques de classement cohabitent, les recherches seront ralenties;
créer une bibliothèque de procédures de travail en réseau, (...)
faciliter la recherche des documents courants. (...)
organiser un système de partage des savoir-faire. L'expérience des membres du groupe peut faire gagner du temps à tout le monde!
créer un fichier de présence, (...)
Au terme de la réunion, déterminez les missions de chacun, fixez les délais et la date de mise en service des systèmes retenus. Ensuite, arrêtez la date de la prochaine réunion, que vous baptiserez "cercle de qualité. Dès lors, vos partenaires prendront conscience qu'ils participent à un projet à long terme et que l'entreprise de demain est en marche!
Gardez le cap
Pour atteindre votre objectif, suivez le précepte japonais: faire légèrement mieux chaque jour.
Paul-Emmanuel Géry | Super-Secretaire | Publié le 06/04/2010
Identifiez les obstacles
Toute réorganisation exige des ajustements: c'est le principe du cercle vertueux du management
Réalisez, après quelques jours de rodage, un audit de votre nouvelle structure. Dialoguez également avec vos collègues. Si les résultats ne sont pas au rendez-vous, cherchez-en la cause.
Certains peuvent être désorientés par les nouvelles méthodes de travail. Restez attentif et sachez réagir rapidement.
Entretenez la créativité
Lors d'une réorganisation, les salariés doivent être prêts à se surpasser: un employé heureux de travailler prendra des initiatives! À ce titre, prévoyez un "cercle de qualité" par trimestre. Peu à peu, chacun apprendra à penser aux autres. Et la créativité de l'équipe s'exprimera d'autant mieux que le climat sera positif et dynamique.
Motiver l’équipe
Pour que le partage des informations soit efficace à 100%, l'équipe doit être soudée. Pour cela:
> effectuez un suivi régulier afin que l'équipe ne sombre pas dans la routine: prévoyez des réunions d'étapes, tableaux de suivi, etc.;
> intégrez le partage d'informations dans vos critères d'évaluation des salariés;
> pour insuffler un esprit de compétition positif, lancez un concours interne sur la meilleure amélioration de procédure. Le vainqueur sera désigné par ses collègues;
> pour une meilleure reconnaissance du travail des uns et des autres, encouragez les collaborateurs à communiquer leurs expériences dans le journal interne de l'entreprise, la presse spécialisée ou sur Internet;
> faites la fête! Vous avez fixé des objectifs. Fractionnez-les et prévoyez à chaque étape des "récompenses" (pots, primes, etc.) pour stimuler les efforts.
Rassurer les équipiers
Suscitez l'adhésion des collaborateurs et fiabilisez votre audit grâce à la méthode SONCAS. Cette technique permet de s'assurer de la confiance du salarié lors de l'entretien préalable à l'audit. Elle repose sur l'adéquation entre six principes et ses désirs personnels:
> S pour Sécurité: "L'audit ne vous mettra pas en danger."
> O pour Orgueil: "Votre savoir-faire va enfin être reconnu; vous pourrez accéder à de nouvelles responsabilités."
> N pour Nouveauté: "Vous pourrez évoluer, réaliser de nouvelles missions."
> C pour Confort: "L'audit va nous permettre d'améliorer votre quotidien."
> A pour Argent: "La direction envisage des compensations financières."
> S pour Sympathie: "Votre confort est notre préoccupation majeure."
NB : les passages ont été soulignés par moi pour que chacun puisse pleurer aux moments appropriés.
Comme promis la Récompense :
pour le "Chant d'Allégresse" taper 1 et pour la "Tyrolienne Haineuse" taper 2 et merci aux quatres barbus